Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

DispatchNow is een dienst van ClinicNow, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99822792, gevestigd in Nederland. Wij bieden een AI-telefoniste aan waarmee bedrijven hun servicegesprekken automatiseren.

Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via: privacy@dispatchnow.nl

2. Welke gegevens verwerken wij?

Gegevens van bedrijven (onze klanten)

• Naam, e-mailadres en telefoonnummer bij registratie
• Bedrijfsnaam, adres, website en KvK-nummer
• Betaalgegevens verwerkt via Stripe (wij slaan geen betalingsgegevens op)
• AI-instellingen: scenario's, FAQ, openingstijden, behandelaars/monteurs
• Gebruiksdata: aantal gesprekken, logs, statistieken

Gegevens van bellers (eindgebruikers)

• Telefoonnummer — versleuteld (AES-256-GCM) opgeslagen voor terugbeldoeleinden; automatisch verwijderd na de bewaartermijn. Bellers worden hierover bij aanvang van het gesprek geïnformeerd (AVG Art. 13).
• Gespreksinhoud: transcript, samenvatting, actiepunten — verwerkt door AI
• Naam, indien de beller deze noemt tijdens het gesprek
• SMS-berichten die worden verstuurd als bevestiging na het gesprek
• Bij DispatchNow: adres van de serviceopdracht, indien de beller dit doorgeeft

Bezoekers van deze website

• Technische gegevens via cookies (zie sectie 7)
• IP-adres, browsertype en paginabezoeken via analyticstools

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

4. AI-verwerking en gesprekstranscripten

DispatchNow maakt gebruik van AI-technologie (Retell AI, ElevenLabs, Anthropic Claude) om gesprekken te voeren, te transcriberen en te classificeren. Hierbij geldt:

• Gesprekken worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen zonder expliciete toestemming
• Transcripten worden opgeslagen op EU-servers (Supabase, regio eu-central-1, Frankfurt)
• Telefoonnummers worden versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) voor terugbelbeheer; het ruwe nummer is nooit als leesbare tekst in de database aanwezig
• Gespreksopnames zijn standaard uitgeschakeld; de klant kan dit inschakelen met consent-melding aan bellers
• Bellers worden bij aanvang van het gesprek geïnformeerd dat zij met een AI-assistent spreken

5. SMS-berichten (Telnyx)

DispatchNow verstuurt SMS-berichten via Telnyx. Deze berichten worden uitsluitend verstuurd als bevestiging of opvolging van een inkomend telefoongesprek.

• U kunt zich afmelden door STOP te antwoorden op een SMS-bericht
• Na een STOP-melding worden er geen verdere berichten meer verstuurd
• Telnyx verwerkt berichten conform hun eigen privacybeleid

6. Bewaartermijnen

7. Cookies

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

U kunt cookievoorkeuren instellen via de cookiebanner bij uw eerste bezoek, of via uw browserinstellingen.

8. Gegevens delen met derden

Wij delen gegevens uitsluitend met de volgende verwerkers, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten:

SCCs = Standard Contractual Clauses (standaard contractbepalingen voor doorgifte buiten de EER). Wij geven gegevens nooit door aan derden voor marketingdoeleinden.

9. Uw rechten (AVG)

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

• Inzage — U kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Rectificatie — U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering — U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens ("recht op vergetelheid")
• Beperking — U kunt de verwerking tijdelijk laten beperken
• Bezwaar — U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Overdraagbaarheid — U kunt uw gegevens in een machineleesbaar formaat opvragen
• Intrekken toestemming — Als verwerking op toestemming gebaseerd is, kunt u deze intrekken

Om een verzoek in te dienen, stuur een e-mail naar privacy@dispatchnow.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• Versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS) voor alle data-overdracht
• Telefoonnummers van bellers worden versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM) en automatisch verwijderd na de bewaartermijn
• Toegangscontrole op basis van rollen (owner / member)
• Alle data op EU-servers, tenzij expliciet anders vermeld
• Geen opslag van rauwe betaalgegevens — verwerkt door Stripe

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of een melding in het dashboard. De datum van de laatste update staat bovenaan dit document.

12. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of wilt u een recht uitoefenen? Neem contact op: